Спецификация на печать. Что это такое и почему об этом важно знать каждому заказчику?

Во многих видах человеческой деятельности есть свой язык, на котором общаются специалисты, чтобы однозначно понимать друг друга. В музыке это ноты, в медицине — латинский язык, в машиностроении — чертеж, в IT-индустрии — языки программирования и команды операционных систем.

В полиграфии данную роль выполняет спецификация, т.е. язык, с помощью которого все представители отрасли однозначно понимают друг друга. Язык, как ноты или команды языка программирования, описывает в сокращенном виде процессы и материалы, с помощью которых будет произведена определенная продукция.

Откуда взялась спецификация?

Современная полиграфическая отрасль постоянно развивается, научные разработки внедряются и выпускаются в промышленном масштабе, создаются новые виды печати, например промышленная цифровая печать, новые виды материалов, бумаги, отделочного оборудования, краски.

Каким образом подготовить производство к выполнению вашего заказа? Какие материалы нужно завести в типографию? Какие виды бумаги нужно разместить для акклиматизации в печатном цеху за 24 часа до начала печати вашей продукции? Ответы на все эти вопросы находятся в спецификации. В ней содержится полная информация о вашем заказе. Именно по заданной спецификации произведен расчет стоимости и определено время выполнения вашего заказа.

Почему это важно для клиента?

Мы все помним Незнайку — героя замечательной трилогии и многочисленных ее продолжений Н. Носова. И сцену, когда Незнайка выступил в роли художника. Все смеялись до того момента, пока не видели изображение самого себя. Когда что-то происходит с другими это смешно, а когда вам вместо вашего фирменного синего цвета напечатают зеленый. И Вам скажут: «Но ведь это тоже красиво! Зачем вы так нервничаете? Успокойтесь, пожалуйста». Это будет смешно или это выведет вас из спокойного эмоционального состояния?

Возможно, вы видели, как на одних выставочных стендах листовки стоят вертикально в лотках с продукцией, а у других они сгибаются пополам от собственного веса. Почему так происходит? Потому что в спецификации к заказу была указана разная плотность бумаги, на которой напечатаны листовки. Одни заплатили намного дороже, потому что стоимость более плотной бумаги значительно дороже, чем менее плотной. Но если эту разницу сравнить со стоимостью участия в выставке, будет ли она такой значительной? Что делать менеджерам, работающим на стенде с клиентами, которые не хотят брать в руки свисающие листовки и с радостью забирают продукцию конкурентов, уходя на стенд к конкурентам? В результате мы получили экономию или потерю?

Почему на выставках одна продукция более яркая, чем другая? Потому что в спецификации к более яркой продукции указана дополнительная краска Pantone, т.е. печать выполнена в 5 красок CMYK + Pantone, а обычная продукция напечатана стандартным, менее затратным способом CMYK, т.е. в 4 краски.

Все ваши пожелания и требования к полиграфической продукции записываются в спецификации и потом, в строгом соответствии с ними, на производстве печатается тираж.

Почему это важно для типографии?

Спецификация – основной входной документ, сопровождающий каждый заказ. Без него невозможно выстроить скоординированную работу всего большого коллектива, занятого над выпуском Вашего заказа. По спецификации главный технолог составляет технологическую карту прохождения заказа, определяет все необходимое полиграфическое оборудование. Отдел снабжения по спецификации проверяет наличие всех необходимых расходных материалов и заданной бумаги.

Отдел снабжения по спецификации проверяет наличие всех необходимых расходных материалов и заданной бумаги. Если чего-то нет, планирует и организовывает поставку от поставщиков полиграфических материалов.

Специалисты по допечатной подготовке из спецификации узнают формат, красочность, параметры послепечатной обработки и сравнивают эти параметры с подготовленным к печати макетом Вашего заказа.

Для типографии спецификация — это как ноты для большого симфонического оркестра. Чтобы мы наслаждались музыкой, музыкантам нужны ноты. Чтобы вы радовались качественной полиграфической продукции, специалистам типографии нужна спецификация.

Как это помогает сэкономить или заработать клиенту?

Полиграфическое производство – это выпуск индивидуального заказа, как пошив костюма у портного. У каждого заказчика свое представление прекрасного, красивого и лучшего. В процессе обсуждения заказа составляется спецификация, это аналогично снятию мерок у портного при заказе костюма. В полиграфическом заказе в спецификации фиксируются формат издания, красочность, количество полос, виды послепечатных операций, а у портного вы выбираете ткань костюма, ткань подкладки, типы пуговиц и другие дополнительные элементы.

Спецификация гарантирует Вам корректное сравнение стоимости выпуска продукции на разных полиграфических производствах. Исключает ситуацию сложения килограммов с литрами, исключает возможность предоставления разными производствами расчета на разных типах бумаг, чем меньше плотность бумаги заложить в расчет, тем дешевле будет стоимость готовой продукции. Но это не корректное сравнение: мы сравниваем не разные варианты стоимости выпуска одного изделия, а сравниваем два разных изделия с их стоимостью.

После согласования спецификации Вам не нужно больше тратить нервы, переживать и мучить себя вопросами:

  • А макет будет соответствовать указанным параметрам?
  • А макет примут в типографию?
  • А в макете есть все дополнительные элементы послепечатных операций?
  • А типография это сможет сделать?
  • А получиться напечатать так как нам нужно?

Можно спокойно ложиться спать, а в это время работа будет идти так, как Вы ее запланировали, потому что многие производства работают круглосуточно.

Спецификация позволяет Вам стать главным специалистом или по аналогии с музыкантами дирижером большого оркестра.

Также спецификация позволяет Вам сознательно улучшать напечатанную продукцию. Вы можете добавить дополнительную отделку, с целью сделать продукцию более привлекательной, что приведет к увеличению стоимости, или упростить продукцию до приемлемого для Вас уровня и сэкономить, снизив тем самым стоимость изготовления. Вы не боитесь, что при увольнении сотрудника Вы не сможете напечатать материалы для выставки, у Вас есть спецификация, по которой в любой типографии повторят выпуск нужной Вам продукции. С помощью спецификации Вы управляете ситуацией, а не ситуация управляет Вами.

Автор: Вадим Самохин
Заместитель генерального директора ООО «КОЛОРЛАБ. Лаборатория качества и цвета». Подробнее об авторе...