Главная / Услуги / Проект под ключ / Изготовление годовых отчетов «под ключ»

Изготовление годовых отчетов «под ключ»

Разворот брошюры с калькой Fortu Family

Вадим Самохин
Автор статьи: Вадим Самохин
Заместитель генерального директора ООО «КОЛОРЛАБ. Лаборатория качества и цвета».

Изготовление годового отчета «под ключ», изображение ваших фирменных цветов в годовом отчете, создание концепции годового отчета, дизайн годового отчета и другая полезная информация для создания вашего годового отчета.

В статье собрана подробная информация о создании годового отчета.
Изложенная информация поможет вам избежать ошибок, потери вашего времени и денег.

Предупрежден, значит вооружен!

Оглавление:

Годовой отчет

Годовой отчет — главный итоговый документ, отражающий достижения компании за прошедший календарный или финансовый год. Начало финансового года может не совпадать с календарным годом.

Годовой отчет — очень ответственный документ. И, если вы ошибетесь с планированием работ или с выбором исполнителей, вас могут подстерегать большие неприятности.

Есть большая вероятность (как подсказывает нам наш, более чем десятилетний, опыт), что годовой отчет может быть произведен с опозданием.

Или еще хуже: качество готового годового отчета, когда вы возьмете его в руки, вас разочарует. А значит, разочарует и тех, для кого вы решили его напечатать.

Чтобы вам избежать неприятностей, очень тщательно продумайте график выпуска годового отчета и привлекайте к работе проверенных профессионалов.

Обязательно заложите в график несколько дней — на случай возникновения непредвиденных обстоятельств. К сожалению, нам многое неизвестно заранее.

Например, в день отгрузки годового отчета перекроют автомобильные дороги для встречи иностранных гостей, и путь, который занимал, по предварительным расчетам, всего несколько минут, теперь займет несколько часов.

Если все пройдет именно так, как вы запланировали, все будет готово заранее. Вам не придется тратить нервы и переживать: успеют ли привезти годовые отчеты на мероприятие или нет. Вы уже точно знаете, что все успеете, все идет по плану.

Что такое изготовление годового отчёта «под ключ»?

Дизайн, верстка и печать финансовой отчетности за год банка ПРБ

Изготовление годового отчёта «под ключ» — это производство годового отчета с предоставленного вами макета годового отчета.

После того, как вы завершили работу над макетом годового отчета (макет готового отчета сверстан), многие думают, что пришло время его напечатать. Это самое распространенное заблуждение.

Надеюсь, вы понимание, в чем оно заключается? Если нет, ничего страшного, просто продолжайте читать.

Сверстанный макет годового отчета необходимо подготовить к печати. Полиграфическое производственное оборудование (с помощью которого изготавливается годовой отчет) выпускают разные производители.

Оборудование, выпускаемое различными поставщиками, отличается друг от друга. Для того, чтобы напечатать годовой отчет, сверстанный макет годового отчета должен быть доработан согласно техническим требованиям, учитывающим специфику оборудования установленного в типографии (полиграфическом производстве).

При производстве годового отчета (после того, как годовой отчет отпечатан) отпечатанные листы годового отчета проходят различные постпечатные технологические операции (тиснение фольгой, выборочное лакирование ультрафиолетовым лаком и другие).

Для подготовки сверстанного макета годового отчета к печати макет дорабатывается с учетом специфики оборудования, на котором будут произведены все необходимые технологические операции.

Годовой отчет — это важный документ, показывающий достижения предприятия в течение года. В макете годового отчета присутствуют фирменные цвета компании.

Фирменные цвета компании в годовом отчете печатают с помощью дополнительной краски Pantone (если в отчете два фирменных цвета, то добавляют две дополнительные краски Pantone).

Что значит: добавить фирменные цвета?

Дизайн,верстка и печать каталога возможностей, банк ПРБ

Добавить фирменные цвета — это значит перевести традиционную печать четырьмя красками CMYK (с помощью которых можно только эмитировать фирменные цвета) в печать в пять красок CMYK+1 Pantone или в печать в шесть красок CMYK+2 Pantone.

Это необходимо сделать при подготовке макета годового отчета к печати (в соответствии с техническими требованиями, о которых мы говорили выше).

Очень часто при подготовке и печати годового отчета (исходя из нашей одиннадцатилетней практики) всегда не хватает времени.

Как правило, годовой отчет печатают к итоговому мероприятию, например, собранию акционеров компании или презентации компании перед потенциальными инвесторами предприятия.

Дата мероприятия известна заранее и ее невозможно перенести, хотя иногда это очень хочется сделать (особенно, если что-то пошло не так).

Срок производства сократить нельзя. Печать основана на физических принципах. И даже если президент прикажет полиграфической краске высохнуть немедленно, к великому его разочарованию, она его не послушает и будет закрепляться на бумаге столько, сколько требует технология производства.

А в самый последний момент, когда вот уже нужно начинать печатать, неожиданно возникает необходимость внесения исправлений (или размещение в макете новой, очень важной информации).

Доработки макета вносятся в верстку, а это значит, что макет нужно будет заново подготовить к печати. И, как вы хорошо знаете, на это необходимо время. А проблема в том, что времени уже катастрофически не хватает.

Знакомая ситуация, правда? Если нет, вы — очень счастливый человек (и лучше и впредь вам никогда не сталкиваться с подобной ситуацией)!

Доработка макета в последний момент, при сохранении срока отгрузки готовой продукции, возможна только при изготовлении годового отчета «под ключ».

При изготовлении годового отчета «под ключ» собирается команда профессионалов (это очень похоже на джазовый оркестр), где каждый мастер в своей работе. И, объединившись вместе, они обеспечивают результат и, если это физически возможно, сохраняют срок сдачи готового отчета при условии доработки макета в последний момент.

Разработка годовых отчетов «под ключ»

Верстка и печать полугодового отчета КМБ Банк

Разработка годового отчета «под ключ» — это объединение в один процесс всех этапов производства от идеи, дизайна, верстки, допечатной подготовки до печати и отгрузки готового годового отчета.

Для воплощения поставленной задачи внутри нашей компании собирается команда специалистов, которая будет создавать годовой отчет и отвечать за конечный результат.

Составляется график создания годового отчета от самого начала работ до доставки отпечатанного тиража по указанному вами адресу, где будет проведено запланированное мероприятие.

На графике обозначается время начала и завершения каждого этапа. Устанавливается постоянная оперативная связь с представителями заказчика. Для соблюдения установленного графика нужно оперативно решать рабочие вопросы, исключая потери времени на ожидание.

Концепция годового отчета

Концепция годового отчета предначертана изначально — это демонстрация достижений предприятия за год его работы.

В годовом отчете итог работы предприятия выражается в цифрах. Но не все задумываются и могут себе представить, что скрывается за показанными цифрами. Что было сделано для их достижения. Какой объем работ был выполнен. Какие трудности были преодолены коллективом предприятия.

Концепция — это главный смысловой элемент годового отчета.

Концепция похожа на вертикальный стержень в детской пирамидке. Во время игры малыш последовательно нанизывает кольца на стрежень. Сначала самые большие, потом поменьше, еще меньше, совсем маленькие и, в завершении, с яркой улыбкой и блестящими глазами, он завершает сборку яркой верхушкой.

Концепция собирает и удерживает все отдельные элементы годового отчета, превращая отельные элементы в систему.

Концепция годового отчета может быть создана только вами. Невозможно нанять компанию или очень дорого консультанта, чтобы он выполнил эту работу за вас.
Вы можете спросить: почему?

Ответ очень прост. Никто кроме вас лучше вас не знает вашего бизнеса. Даже если вы наймете профессионала, он попросит вас заполнить несколько анкет, проведет с вами интервью. Вы можете этого не заметить, как сами все продумаете, сформулируете и расскажите приглашенному специалисту.

Специалисту остается красиво оформить полученную от вас информацию и представить вам концепцию годового отчета на согласование. Но вы уже понимаете, что эту работу сделали вы сами. И деньги за эту работу можно было не платить.

Только вы знаете, как устроен и как работает ваш бизнес. Понимаете, как он развивается, какие задачи решает, на каком этапе находится. И только вы решаете какой информацией и в каком объеме вы поделитесь с окружающим миром.

Вы можете предоставить огласке любую информацию, но вы не можете ничего забрать обратно из той информации, которую опубликовали. Как говорится: слово не воробей, вылетит не поймаешь.

Дизайн годового отчета

Верстка и печать полугодового отчета КМБ Банк

Дизайн годового отчета — это графическое оформление концепции годового отчета.

Создать дизайн годового отчета — это не так просто, как может показаться на первый взгляд.

При создании дизайна необходимо учитывать ограничения, сформулированные в фирменном стиле компании (иногда его называют брендбуком).

В каталоге средств визуальной идентификации указаны фирменные цвета, размер охранного поля логотипа, допустимые начертания и размеры используемых шрифтов, возможность использования дополнительных графических элементов.

При создании дизайна годового отчета приходит понимание сколько фирменных цветов (и какие именно) будут присутствовать в макете годового отчета.

Как правило, ограничиваются двумя фирменными цветами. При использовании в годовом отчете всего двух фирменных цветов печать годового отчета будет произведена шестью красками CMYK+2 Pantone вместо традиционных четырех красок CMYK.

На этапе разработки дизайна определяется, как будут выглядеть таблицы с данными. Какие будут диаграммы и графики. Какие фотографии, показывающие работу предприятия, войдут в годовой отчет.

Дизайнер разрабатывает основу (каркас) годового отчета. Как правило, он создает три разных концепции дизайна и направляет их вам на согласование.

Из трех вам необходимо выбрать одну, на основании которой будет создан конечный вариант. Не волнуйтесь, это совсем не означает, что выбранный вами вариант не может быть доработан или изменен. Наоборот.

Вы выбираете понравившейся вариант дизайна и вносите свои предложения и замечания.

Выбор одного варианта нужен для сокращения объема работы и сокращения времени на подготовку дизайна.

Времени всегда не хватает. А, как мы понимаем, на детальную доработку трех вариантов дизайна уйдет больше времени. И зачем вам тратить лишние деньги, если в напечатанном дизайне годового отчета возможен только один вариант дизайна.

После выбора концепции вы вместе с дизайнером придете к завершенному варианту. Вы спросите: почему вместе? Потому что вы будете вносить правки, предложения и дополнения. А дизайнер это превратит в завершенный графический шаблон, на основании которого будет создан макет годового отчета.

Без вашей помощи дизайнеру не справиться. Это очень похоже на помощь лоцмана (в роли которого выступите вы) капитану огромного океанского круизного лайнера. Лоцман заводит и выводит огромные океанские корабли в порт своего города. Лоцман знает все особенности, и, с его помощью, корабль приходит к пирсу безопасным и проверенным маршрутом.

Верстка годового отчета

Верстка годового отчета — это техническая работа. Но это совсем не означает, что в ней нет места творчеству. Творчество в верстке проявляется в выборе специалистом по верстке последовательности операций при создании макета и в настройках необходимых программ.

Специалист по верстке работает на основе мастер-полосы с утвержденным дизайном годового отчета. Все полосы (страницы) годового отчета будут выглядеть в соответствии с утвержденным вами дизайном.

В годовом отчете присутствуют графики и диаграммы, которые должны визуально отобразить данные отчета в соответствии с утвержденным дизайном. Рисовать специалист по верстке не умеет. Что же делать?

Все очень просто. Графики и диаграммы на компьютере рисует художник. Вместе с утвержденным дизайном художнику передают информацию о количестве диаграмм и графиков, их размерах и данных которые будут отображены.

Художник работает одновременно со специалистом по верстке. По мере готовности графиков и диаграмм художник будет их направлять вам на согласование. И при необходимости вносить коррективы.

В процессе верстки годового отчета вместо графиков и диаграмм в макете остаются пустые окна необходимого размера. Это не помешает вам работать с макетом, согласовывать тексты, вносить правку в верстку.

К окончанию верстки годового отчета художник отправляет файлы графиков и диаграмм специалисту по верстке. Специалист по верстке размещает их в макете, и вы получите полностью готовый макет годового отчета на согласование в печать.

При необходимости вы можете внести комментарии, но, как показывает практика, к этому моменту все уже согласовано и не требует изменений.

После согласования верстки в печать этап верстки завершается, но работа над макетом годового отчета будет продолжена.

Интересно что будет дальше? Продолжайте читать.

Допечатная подготовка годового отчета

Допечатная подготовка и печать отчета Ростелеком от А до Я

Макет вашего годового отчета. На экране монитора отчет выглядит просто отлично! И многие думают: сейчас напечатаем и будем любоваться отличным результатом!

Отдают неподготовленный макет в печать. В лучшем случае, макет сразу возвращают и говорят, что он не соответствует требованиям типографии.

В худшем, макет принимают в печать, печатают, отдают готовый тираж. Вы открываете пачку с только что напечатанными годовыми отчетами и не верите своим глазам! Все плохо! Напечатанный годовой отчет на бумаге выглядит совсем не таким, каким вы видели ваш годовой отчет на экране монитора.

И самое страшное то, что вы потеряли время (которое вам никто и никогда не вернет) и деньги. Почему потеряны деньги? Хороший вопрос! Потому что претензию производство не примет. На производстве вам скажут: а что вы хотите, какой макет предоставили, такое изображение мы и напечатали. Посмотрите, все напечатано в соответствии с международным стандартом. Печать качественная!

Интересно почему так происходит? Продолжайте читать.

Не будем глубоко погружаться в технические детали, все максимально упростим (насколько это возможно), чтобы вы поняли как это работает.

Макет на мониторе вы видите в системе представления цветов RGB
(сокращенное название, составленное из английских слов: red — красный, green — зеленый, blue — синий).

А любая напечатанная на бумаге полиграфическая продукция напечатана офсетными печатными красками CMYK: голубая (C yan), пурпурная (M agenta), желтая (Y ellow), черная (K ey).

На мониторе изображение составлено из трех цветов, а на бумаге изображение напечатано из четырех цветов.

На полиграфическом рынке представлен широкий спектр полиграфического оборудования, выпускаемого разными производителями. Это можно себе представить, если посмотреть на разных производителей легковых автомобилей.

Оборудование, выпускаемое различными поставщиками, отличается друг от друга.

У каждого оборудования есть свои особенности. Вспомните легковые автомобили разных производителей (Мерседес, БМВ, Тойота и другие). Легковые автомобили разных производителей разные, и вы легко можете отличить одни от других.

Для того, чтобы качественно напечатать полиграфическую продукцию, нужно учитывать характеристики и особенности полиграфического оборудования, установленного в типографии (полиграфическом производстве).

Мы не будем тратить ваше время, глубоко углубляясь в детали. Остановимся на самом главном.

У любого полиграфического производства есть технические требования по подготовке макета к печати.

Что такое технические требования?

Технические требования — это документ, в котором написаны технические параметры для различных элементов макета, которые необходимо выполнить при подготовке макета к печати.

Например, во всех технических требованиях указано что все изображения (фотографии и иллюстрации) в макете должны быть сохранены (вы помните, что макет — это электронный файл) в системе CMYK.

Это значит, что при подготовке макета к печати все изображения в формате RGB (цифровой фотоаппарат сохраняет фотографии в RGB) необходимо перевести в систему CMYK.

Допечтаная подготовка — это подготовка готового сверстанного макета к печати в соответствии с техническими требования производства.

Печать годового отчета

Печать — это обобщающий термин, обозначающий выпуск полиграфической продукции в типографии.

Полиграфическое производство — это последовательное выполнение (шаг за шагом) производственных операций. После выполнения всех операций на выходе получается готовая полиграфическая продукция.

Это очень похоже на сборочный автомобильный конвейер. Где все начинается с пустого кузова, а завершается выездом из цеха собранного автомобиля. Только вместо автомобиля на выходе из типографии получается готовая полиграфическая продукция.

На полиграфическом производстве (типографии) все процессы по выпуску продукции можно условно разделить на три этапа — допечатная подготовка, непосредственная печать и послепечатная обработка, по завершении которой получается готовая продукция.

Очень кратко проследим путь создания годового отчета после получения подготовленного к печати макета готового отчета типографией.

Макет годового отчета, подготовленный в соответствии с техническими требованиями полиграфического производства, приходит в отдел допечатной подготовки, его еще называют Prepress.

На этом этапе файл макета обработают на специальном компьютере RIP (Raster Image Processor). После обработки изображения страниц будут преобразованы четыре цвета CMYK (каждый цвет разместится в файле отдельным слоем).

Завершится работа в отделе допечатной подготовки выводом комплекта печатных форм (для печати выводят четыре печатные формы. По одной форме для каждого цвета CMYK).

Печатные формы будут доставлены в печатный цех. Формы установят в листовую офсетную печатную машину. И с этого момента начнется непосредственный процесс печати. Печать производят в листах: на одном печатном листе сразу печатаются несколько страниц годового отчета.

После того, как все печатные листы годового отчета будут отпечатаны с двух сторон (за один проход в печатной машине изображение печатается только на одной стороне), краска на напечатанных листах полностью высохнет. Печатные литы на паллетах перевезут в цех послепечатной обработки.

Этап после печатной обработки — это завершающий этап в выпуске годового отчета. На этом этапе отпечатанные листы сложат (сфальцуют) в тетради.

Тетради подберут в нужной последовательности: чтобы страницы в годовом отчете были с первой до последней. Из тетрадей соберут блок (все страницы годового отчета без обложки). После этого блок соединят с обложкой. Обрежут с трех сторон, и получится готовый годовой отчет.

Стоимость разработки годовых отчетов

Стоимость — это простой и сложный вопрос одновременно. У всех разные цели и задачи.

Кто-то ищет самую низкую стоимость, и для таких людей главным критерием их поиска является цена. К сожалению, мы не можем помочь таким людям. Им нужно будет продолжить свой поиск поставщика, и они обязательно добьются своей цели. Всегда найдется тот, кто сделает дешевле.

Кто-то привлекает для работы над годовым отчетом команду профессионалов. Кто-то не может себе позволить привлечь команду профессионалов и доверяет создание годового отчета одному специалисту. Кто-то делает всю подготовительную работу (за исключением печати) самостоятельно.

Не зная конкретную ситуацию, невозможно определится с стоимостью. Вы спросите: как может быть связана стоимость к конкретной ситуацией?

Все очень просто!

Например, если для выпуска годового отчета осталось совсем мало времени. Процесс печати ускорению не подлежит. Что нужно сделать, чтобы успеть? Нужно собрать команду специалистов, которая будет работать над созданием макета годового отчета.

Чем меньше времени у нас есть, тем больше специалистов нужно привлечь, тем дороже будет стоимость создания годового отчета.

Но, если в другом случае вы все планируете и делаете заранее, то, обладая достаточным количеством времени, с тем же объемом работ справится один специалист, что будет стоить значительно дешевле.

Мы понимаем, что каждый случай уникальный. На морском пляже невозможно найти двух одинаковых камней. Тем более, в жизни не бывает двух одинаковых ситуаций.

Расскажите нам заранее о конкретно вашей ситуации. Мы все обдумаем, предложим несколько вариантов решения, и вы выберете лучший именно для вас.

Срок изготовления годовых отчетов

Срок производства годового отчета зависит от многих факторов. На печать может потребоваться от десяти до четырнадцати дней.

Очень важный момент, о котором многие забывают — это повышенная сезонная загрузка полиграфических производств. Один из таких пиков загрузки приходит за несколько месяцев до наступления Нового года.

Рост загрузки начинается с конца сентября и продолжается практически до новогодних праздников.

Во время пиковой загрузки возможно сужение ассортимента дорогих высококачественных сортов бумаги. Та, которая есть на складах, может быть распродана, а новая поставка придет после новогодних праздников.

При создании годового отчета сразу продумывайте несколько вариантов по используемой бумаге. Чтобы не получилось так, что вы выбрали бумагу и, пока ваш выбор проходил согласование в разных инстанциях вашей организации, бумага на складе поставщика закончилась, а следующая поставка будет через два-три месяца.

Вы можете спросить: почему так происходит с бумагой? Все очень просто. Рождественские каникулы в Европе наступают раньше, чем новогодние каникулы в России. Поэтому крайняя поставка бумаги происходит перед Новым годом в Европе. А следующая за ней — после новогодних каникул в России.

Если годовой отчет вам будет нужен во время новогоднего пика загрузки, то после того, как вы определились с основными параметрами годового отчета, сразу забронируйте нужную вам бумагу в нужном объеме.

Для того, чтобы поставить ее на резерв, необходимо произвести частичную оплату. Если забронировать бумагу без частичной оплаты, бумага может быть продана другому потребителю.

Конечно, поставщик извиниться и проинформирует вас, что данной бумаге на его складе больше нет. Вся партия распродана. Ближайшая поставка нужной вам бумаги будет после новогодних праздников.

Это очень неприятный момент, потому что перед Новым годом не всегда возможно найти в наличии на складе аналогичную бумагу другого производителя.

При составления плана по производству годового отчета обязательно учитываете время на согласование креатива, дизайна и верстки.

Ваши исполнители укажут вам сколько времени им необходимо на создание креатива, дизайна, верстки или подготовки к печати макета годового отчета.

Но исполнители не знают, сколько времени потребуется вам для согласования. Встречаются ситуации, что согласовать выполненную работу может только руководитель, но в данный момент он в командировке и будет не раньше, чем через десять дней.

Если в плане работ такой резерв не был предусмотрен, то работы будут остановлены до приезда руководителя. Но далеко не всегда можно компенсировать такой простой, даже если перевести работу в сверхсрочную, привлечь больше специалистов, работать в рабочие и выходные дни до глубокой ночи.

Во время пиковых загрузок у нас тоже бывает перегрузка, во время которой мы не принимаем новых заказов на верстку макетов, чтобы гарантированно выдержать сроки подготовки макета. При этом сроки непосредственного производства заказов увеличиваются.

Расскажите нам о вашем проекте заранее.
Мы вместе с вами все продумаем, откорректируем план по созданию годового отчета.

Заранее внесем работу в свои производственные графики, и вы будете уверены, что все будет сделано именно так, как вы запланировали.

Позвоните нам по телефону +7 (495) 191-38-78 прямо сейчас.
Если вам не удобно позвонить, не откладывайте — напишите нам с помощью формы обратной связи.